Quand on parle des métiers du secrétariat, le mot qui nous vient en premier à l’esprit est « secrétaire ». Les métiers du secrétariat sont très variés en fonction du contexte, des missions, de la formation et des salaires. Ainsi, les métiers du secrétariat peuvent toucher des domaines multiples. On retient essentiellement dans ce cadre, les métiers de secrétaire de direction, secrétaire assistante, secrétaire juridique, secrétaire comptable et secrétaire médicale. Il y a cependant d’autres postes concernés comme celui du standardiste, sténotypiste, opératrice de saisie et hôtesse d’accueil.
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Le rôle de la personne chargée du secrétariat
La personne chargée du secrétariat, généralement appelée « secrétaire » ou « assistante », est celle qui s’occupe de certaines fonctions administratives pour un autre employé ou pour un supérieur hiérarchique. Le secrétariat se rapporte à la notion de secret, dans la mesure où il y a lieu de garder des informations confidentielles. Le secrétariat est en effet chargé des correspondances (téléphoniques et/ou courrier), de l’élaboration des comptes rendus de réunions et de la gestion de l’agenda des collaborateurs ou de son supérieur hiérarchique.
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Les diplômes requis pour les métiers du secrétariat
Différentes sortes de diplômes permettent l’exercice du métier de secrétaire. Il y a entre autres le BEP Métiers des services administratifs, le BAC Pro en secrétariat, le BTS Assistant de direction et le BTS Assistante de manager.
Les certifications informatiques requises pour le secrétariat
La personne en charge du secrétariat doit, selon son domaine, être en mesure de manipuler un outil de prise de rendez-vous, un outil informatique et bureautique pour la réalisation d’une lettre, la gestion du planning, l’enregistrement comptable, la télétransmission et la manipulation d’une carte vitale. De ce fait, il y a lieu de connaître et maîtriser les logiciels et outils informatiques appropriés. Un secrétaire comptable sera par exemple amené à prouver ses compétences dans l’utilisation d’un logiciel comptable alors qu’une secrétaire assistante devra plutôt prouver son savoir-faire dans l’utilisation d’un logiciel de traitement de texte ou d’un tableur.
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A ce titre, la certification en informatique valide les connaissances en informatique d’une personne. Ce sont des parcours et des tests établis par des développeurs et éditeurs de logiciels. Une certification permet à une entreprise de reconnaître plus facilement les compétences d’un employé dans le domaine où il a reçu une certification.
Dans le cas du secrétariat, les certifications en informatiques requises sont le NSI ou Certificat naviguer sur internet, le PIM ou Passeport internet et multimédia et la certification Microsoft Office.